Messagerie vocale professionnelle : des idées pour préparer vos congés

Préparer ses congés avec une messagerie vocale professionnelle

Préparer ses congés avec une messagerie vocale professionnelle est essentiel pour assurer une communication efficace entre vos clients et vous lors de votre absence. C’est aussi un gage de professionnalisme pour votre interlocuteur. Intuidis, votre partenaire certifié 3CX Platinium vous conseille l’utilisation du logiciel 3CX pour votre messagerie vocale professionnelle. 

La messagerie professionnelle de 3CX est intégrée à son système de téléphonie, ce qui facilite la gestion de vos communications d’entreprise en un seul et même endroit. Vous pouvez accéder à vos messages vocaux et chats directement depuis l’interface de 3CX. Le logiciel vous offre des fonctionnalités avancées telles que la transcription vocale en temps réel, la messagerie instantanée, la vidéoconférence, la gestion des contacts et la planification des appels. Ces fonctionnalités peuvent aider votre entreprise à communiquer plus efficacement et à travailler plus rapidement.

Vous avez aussi la possibilité de personnaliser la messagerie professionnelle de 3CX pour qu’elle corresponde à l’image de marque de votre entreprise, et ainsi fournir à vos clients une expérience cohérente. Vous pouvez ajouter des messages d’accueil personnalisés, des options de menu, des réponses automatiques et des messages d’absence pour les congés. La messagerie professionnelle de 3CX utilise des protocoles de sécurité avancés tels que TLS et SRTP pour protéger vos communications d’entreprise. Vous pouvez utiliser la messagerie professionnelle de 3CX sur une variété de périphériques, y compris les smartphones, les tablettes et les ordinateurs de bureau.

En d’autre termes, en utilisant 3CX pour votre messagerie professionnelle, vous pouvez bénéficier de multiples fonctionnalités avancées comme l’intégration transparente avec la téléphonie et une personnalisation pour votre entreprise, tout en assurant la sécurité de vos communications d’entreprise.

Créer une messagerie vocale professionnelle de qualité

Voici quelques conseils pour préparer votre répondeur avant de partir en congés. 

Enregistrez un message vocal clair

Assurez-vous que votre message vocal explique clairement que vous êtes en congés et indiquez la date de votre retour. Si vous êtes une entreprise avec plusieurs employés, n’hésitez pas à renvoyer votre interlocuteur à un(e) collègue avec ses coordonnées téléphoniques ou le cas échant son adresse mail. 

Donnez des instructions claires

Si vous avez des instructions spécifiques pour vos clients pendant votre absence, assurez-vous de les inclure dans votre message vocal. Par exemple, si vous avez un délai de réponse pour les demandes urgentes, précisez-le dans votre message vocal. N’oubliez pas d’informer vos clients en amont, par exemple via un mail automatique. Si vous prévoyez d’être en congés pendant une période prolongée, informez vos clients à l’avance afin qu’ils puissent prendre les dispositions nécessaires. Votre logiciel 3CX vous permet également de générer un message automatique à toute personne vous contactant par mail durant une période définie, pour indiquer votre date de retour.

Utilisez une messagerie vocale personnalisée

Si vous utilisez un système de téléphonie d’entreprise comme 3CX, vous pouvez créer une messagerie vocale personnalisée pour votre entreprise. Cela permettra à vos clients de savoir qu’ils ont bien appelé votre entreprise et non un numéro de téléphone personnel, avec le nom de votre entreprise qui s’affiche directement lorsqu’une personne vous appelle. Si vous souhaitez faire appel un studio pour l’enregistrement de vos annonces vocales, n’hésitez pas à contacter votre partenaire Intuidis.

Un seul mot d’ordre pour bien préparer vos périodes de congés ou de fermeture : l’anticipation. Prévenez les équipes d’Intuidis dès que possible pour vous organiser en toute pérennité !